Evidența contabilă a unei ferme mici înseamnă să notezi regulat veniturile și cheltuielile, să păstrezi actele care le dovedesc și să le grupezi pe culturi, animale și luni. Forma exactă depinde de statutul tău: persoană fizică, întreprindere individuală, PFA sau societate, iar cerințele legale diferă, deci se confirmă cu un contabil.
Chiar dacă obligațiile tale sunt minime, un sistem simplu de notare merită ținut. Fără el nu afli ce cultură aduce bani, nu poți cere un credit în condiții bune și nu ai ce arăta când cineva îți cere dovada unei cheltuieli. Și, mai ales, nu vei ști niciodată de unde pleacă banii.
De ce nu e suficient să ții minte?
Memoria păstrează marile cheltuieli și le uită pe cele mici. Zece cumpărături de câte 100 de unități, făcute pe parcursul sezonului, nu mai sunt în capul nimănui în decembrie, deși împreună cântăresc cât o investiție. Un caiet în care notezi imediat, la fiecare cumpărare, îți dă o imagine corectă.
Mai există și un motiv practic: la un control, la o cerere de finanțare sau la un litigiu cu un cumpărător, ceea ce nu poate fi dovedit cu un document practic nu există.
Ce documente păstrezi?
Regula de bază este să păstrezi orice hârtie sau fișier care atestă o plată ori o încasare. Perioadele de păstrare sunt stabilite prin lege și diferă după tipul documentului, așa că afli termenele de la contabil sau de la instituția relevantă, nu din auzite.
- facturile și bonurile fiscale de la furnizori (semințe, furaje, combustibil, piese);
- chitanțele sau extrasele de cont pentru plățile făcute;
- facturile sau borderourile emise către cumpărători;
- contractele de arendă, de vânzare sau de prestări servicii;
- documentele terenului și ale animalelor: acte de proprietate, evidențe sanitar-veterinare, înregistrări ale efectivelor;
- actele de angajare sau de plată a zilierilor, dacă este cazul;
- declarațiile depuse și dovezile de plată a impozitelor.
Registrul agricol este ținut la primăria localității, pe baza declarațiilor gospodăriei, și nu înlocuiește evidența ta financiară. Este însă un document care se actualizează cu datele corecte despre suprafețe și animale, iar acele date se potrivesc cu ale tale.
Cum organizezi actele fără să pierzi ore întregi?
Cel mai bun sistem este cel pe care îl respecți. O mapă cu separatoare pe luni, sau pe categorii, plus un registru de casă și bancă, rezolvă majoritatea nevoilor unei ferme mici. Dacă preferi digital, fotografiază fiecare document în ziua primirii și salvează-l într-un folder cu data în nume.
- Pune fiecare act în dosarul lunii în care a fost emis.
- Notează în registru suma, data, scopul și culoarea sau codul culturii la care se referă.
- La sfârșitul fiecărei luni, aduni totalul pe categorii și îl compari cu luna anterioară.
- Păstrează o copie a registrului în altă parte decât originalul, pe un stick sau în cloud.
Notarea pe culturi sau pe activități separate o face pe cea de mai sus utilă și la calculul costului, despre care am vorbit și în ghidul banilor din gospodărie. Cu aceleași date poți calcula pe urmă profitul fiecărei culturi.
Ce legătură are forma de organizare cu evidența?
Un PFA sau o întreprindere individuală poate ține evidența în sistem real sau poate opta, dacă legea permite, pentru norme de venit. Societatea comercială ține contabilitate în partidă dublă și depune situații financiare. În fiecare variantă, cerințele s-au modificat în timp, așa că nu te baza pe ce a funcționat acum cinci ani.
Un aspect de fond este cine redactează și ce acte presupune înființarea unei forme de organizare. Dacă te gândești să-ți dai activității un statut formal, merită să citești și despre cine redactează actele unei firme noi, ca să știi cu cine vorbești și pentru ce.
Cum separi banii casei de cei ai fermei?
Aceasta este cea mai frecventă greșeală. Când ceea ce scoți din ferm și ceea ce cheltuiești acasă ies din aceeași pungă, nu mai știi ce câștigă ferma. Soluția este simplă: un cont bancar separat pentru activitatea agricolă, din care îți faci un fel de „salariu” lunar, plătit către contul personal.
Chiar dacă nu ai obligația să ai cont separat, ajută. Extrasele devin o sursă de adevăr, iar dovada fiecărei plăți se află acolo fără efort.
Când merită să apelezi la un contabil?
În momentul în care ai o formă de organizare, angajezi oameni, vinzi pe bază de factură sau iei un credit. Un contabil bun nu costă, ci se plătește din greșelile pe care ți le evită, în special în ce privește termenele de declarații și deductibilitatea. Pentru o fermă foarte mică, o consultație punctuală, o dată sau de două ori pe an, poate fi suficientă.
Cum folosești cifrele la sfârșitul anului?
După recoltă, așază pe o singură pagină veniturile și cheltuielile pe fiecare cultură sau activitate. Scade cheltuielile din venituri și vei vedea imediat care parte a fermei susține restul și care o trage în jos. Uneori o cultură care pare frumoasă în câmp se dovedește pe hârtie cea mai slabă, iar o activitate mărunță, cum ar fi vânzarea de ouă, se arată surprinzător de stabilă.
Păstrează foaia de la fiecare an. Peste trei-patru sezoane vei avea o serie de date cu care poți discuta cu banca, cu contabilul sau cu un consilier agricol, nu doar impresii.
